Kurz: Im Reiter Freigaben prüfst du Stunden, die Mitglieder eingereicht haben – und bestätigst oder korrigierst sie. Einträge mit „Direkt anerkannt“ (petrol) zählen schon und brauchst du nicht zu prüfen.

Diese Seite brauchst du nur, wenn du dafür zuständig bist (z. B. AG-Verantwortung / Freigabe-Admin für bestimmte Tätigkeiten oder Pflichttermine). Alle anderen Mitglieder arbeiten nur unter Meine Stunden.

Wozu gibt es Freigaben?

Mitglieder tragen selbst ein, was sie gemacht haben. Manche Einträge sind danach sofort erledigt – andere brauchen einen zweiten Blick:

• Stimmt Tätigkeit und Beschreibung?

• Passt Datum und Dauer?

• Gehört der Eintrag wirklich zu „deinem“ Bereich?

Erst wenn du bestätigst, zählt ein eingereichter Dienst verbindlich (grün). Ohne Freigabe bleibt er violette (Eingereicht) und hängt in der Luft – für die Person und für die Schule.

Direkt anerkannt (petrol) ist kein offener Stapel: Katalog-Autos und Anwesenheit von der Türliste zählen schon. Diese Karten siehst du zur Info, das Dropdown bleibt Anzeige.

Deshalb: Freigaben regelmäßig anschauen, nicht erst am Schuljahresende – der violette Stapel zuerst.

Wo finde ich das?

Seite Zeiterfassung → Reiter Freigaben.

Screenshot hier: gesamte Freigaben-Ansicht (Reiter aktiv, Filter, Eintrags-Karten).

Siehst du den Reiter nicht? Dann ist dein Konto aktuell nicht als Freigabe-Person hinterlegt – das ist Absicht, nicht ein Fehler.

Was siehst du in der Liste?

Jeder Eintrag ist eine Karte mit:

Je nach Status und Typ erscheinen Buttons, z. B.:

• Aufgaben – Räume/Aufgaben ansehen und einwählen (Typ Zeit)

• Kalender – Termin übernehmen

• Erfassen / Uhr – nur bei Typ Zeit (z. B. Putztag): Zeit in der Zeiterfassung melden

• Entschuldigen – wenn du nicht kannst (soweit angeboten, vor allem Typ Zeit)

• Anwesenheit – nur für Freigabe-Admins / Website-Admin / wer den Termin angelegt hat: Türliste führen (Typ Anwesenheit)

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Bei Typ Anwesenheit siehst du als normales Mitglied kein Erfassen und kein Entschuldigen auf der Karte. Die Teilnahme trägt die Türliste ein.

Anwesenheit melden (z. B. Mitgliederversammlung)

Bei Terminen vom Typ Anwesenheit meldest du dich nicht selbst über „erfassen“.

Wer die Liste führt Freigabe-Admins der Pflicht, Website-Admin oder wer den Termin angelegt hat. Button Anwesenheit auf der Karte.

So geht die Türliste

1. Anwesenheit tippen. Es öffnet sich ein Fenster mit drei Reitern: Offen (n), Anwesend (n), Entschuldigt (n).

2. Oben stehen Titel und Zeitraum. Die Suche filtert nach Name oder Familie (Familienname hat Vorrang).

3. Im Reiter Offen: mindestens eine Person der Familie ankreuzen, dann Check. Oder Grund eintragen und Entschuldigen.

4. Die Familie wandert nach Anwesend bzw. Entschuldigt. Zurück holt sie nach Offen.

5. Es entsteht ein Eintrag pro Familie, nicht pro Elternteil. Beide sehen ihn unter Meine Stunden mit dem Familiennamen, z. B. „Anwesend: Lars, Lisa“.

Der Eintrag ist sofort Direkt anerkannt und zählt nicht aufs Stundenkontingent – nur für die Pflicht-Auswertung der Familie.

Ohne mindestens eine angekreuzte Person lässt sich Anwesend nicht speichern. Der Grund wird erst rot, wenn du ohne Text entschuldigen willst.

Filter – schneller zum Richtigen

Oben kannst du eingrenzen:

Tipp: Zum Abhaken oft zuerst auf Eingereicht filtern – dann siehst du nur, was dich wirklich braucht.

So gibst du einen Eintrag frei

1. Karte öffnen / ansehen – Beschreibung und Zeiten kurz prüfen.

2. Status auf Bestätigt stellen (Dropdown).

3. Optional einen Kommentar schreiben (z. B. „Bitte Tätigkeit genauer beschreiben“).

4. Optional mit dem Häkchen schnell bestätigen (setzt direkt auf Bestätigt). Status und Kommentar kannst du auch über das Dropdown

5. Entschuldigungen freigeben: nach Bestätigt gilt die Pflicht als erfüllt

Danach ist der Eintrag beim Mitglied unter Meine Stunden grün und zählt fest.

Wenn etwas nicht stimmt

• Status auf Abgelehnt (oder vergleichbaren Ablehnungsstatus) setzen und im Kommentar sagen, was fehlt.

• Oder – wenn vorgesehen – über den Stift korrigieren (z. B. falsche Tätigkeit, offensichtlicher Tippfehler) und dann bestätigen.

Nicht jeder Eintragstyp lässt sich gleich stark umbauen (besonders Pflicht-Einträge). Im Zweifel: ablehnen mit kurzem Kommentar – das Mitglied erfasst neu.

Was bedeuten die kleinen Buttons?

Je nach Karte siehst du unterschiedliche Symbole:

Wenn der Stift fehlt (häufig bei Pflicht), liegt das an der Art des Eintrags – nicht daran, dass „etwas kaputt“ ist.

Dein Zuständigkeitsbereich

Du siehst nicht automatisch alle Stunden der Schule, sondern die Einträge, für die du freigeben darfst – z. B.:

• Tätigkeiten / AGs, bei denen du als Freigabe-Person hinterlegt bist

• Pflichttermine, für die du Admin bist

Eigene Stunden oder Stunden aus der Familie gibst du in der Regel nicht selbst frei (die erscheinen hier nicht als „eigene Freigabe“). Eigene Zeiten gehören unter Meine Stunden.

Zusammenhang mit der Zeiterfassung

Zeit-Pflichten (Putztag) kannst du weiter über Meine Stunden → erfassen anwählen. Anwesenheit steht dort nicht mehr.

Tipps

1. Wöchentlich kurz reinschauen – kleine Mengen sind angenehmer als ein Berg vor den Ferien.

2. Kommentare sparsam, aber klar – besonders bei Ablehnung.

3. Schuljahr-Filter nicht vergessen.

4. Unsicher, ob ein Eintrag zu dir gehört? Dann nicht „irgendwie“ bestätigen – kurz nachfragen oder an die richtige Person weiterreichen.

5. Mitgliederversammlung: nichts selbst eintragen. Wer die Liste führt, hakt die Familien ab.

Häufige Fragen

Warum sehe ich manchen Eintrag nicht?Er gehört zu einem anderen Bereich, ist schon erledigt, oder das Schuljahr-Filter sitzt falsch.

Muss ich Katalog-Stunden auch freigeben? Manche Katalog-Einträge sind bereits bestätigt, erscheinen aber ggf. trotzdem zur Info oder Korrektur. Offen (violett) immer prüfen.

„Steht an“ – muss ich etwas tun? Bei Typ Zeit: einwählen, Zeit erfassen oder entschuldigen – je nach Buttons auf der Karte. Bei Typ Anwesenheit: hingehen (oder dich vorher entschuldigen lassen). Eintragen macht die Türliste, nicht du über erfassen.

Kann ich für die ganze Schule freigeben? Nur mit entsprechender Verwaltungsrolle. Als AG-/Pflicht-Admin nur deinen Scope.

Familie: Der Stand in den Pillen ist familienbezogen: Eine Teilnahme zählt für die Familie, nicht doppelt pro Person. Deshalb auch nur ein Anwesenheits-Eintrag.