Kurz: Hier trägst du deine geleisteten Stunden ein – für Tätigkeiten aus dem Katalog, für Dienste und für Pflichttermine. So bleibt sichtbar, was schon erledigt ist und was noch fehlt.

Wozu gibt es die Zeiterfassung?

An unserer Schule übernehmen Familien Aufgaben und Dienste. Dafür gibt es ein Stundenkontingent pro Schuljahr (persönlich und oft auch familiär).

Die Zeiterfassung hilft dir:

1. nachzuweisen, was du gemacht hast

2. den Überblick zu behalten (wie viel ist schon bestätigt?)

3. Pflichttermine (z. B. Mitgliederversammlung) und Dienste an einer Stelle zu melden

Ohne Eintrag weiß die Schule nicht, dass du etwas erledigt hast – deshalb: lieber zeitnah erfassen.

Wo finde ich das?

Im Mitgliederbereich die Seite Zeiterfassung öffnen. Oben siehst du bis zu drei Reiter / Tabs:

Für dich als Mitglied ist Meine Stunden der zentrale Ort.

Was bedeuten die Farben und Zahlen?

Über der Liste siehst du den Fortschritt in zwei Bereichen: Geleistete Stunden (dein persönlicher Stand) und Familienstunden (gemeinsamer Stand, falls ihr als Familie geführt werdet). Am Computer stehen sie nebeneinander, am Handy untereinander.

Wichtig: Nicht jede Stunde zählt gleich stark aufs Soll. Manche Einträge (z. B. reine Anwesenheit bei einer Pflichtveranstaltung) werden erfasst, fließen aber anders in die Abrechnung ein als klassische Tätigkeitsstunden. Der grüne/orangene Stand und die Pillen zeigen dir trotzdem klar: Was ist schon da, was wartet noch?

Filter – die Liste übersichtlich halten

Unter den Reitern kannst du eingrenzen:

• Schuljahr – immer das aktuelle Jahr wählen, sonst siehst du alte oder leere Listen

• Nach Tätigkeit filtern – nur eine bestimmte Tätigkeit/AG anzeigen

• Status (z. B. Alle / Direkt anerkannt / Eingereicht / Bestätigt / Abgelehnt) – je nach dem, was dich gerade interessiert

Neue Zeit erfassen

1. Button „erfassen“

Rechts neben dem Fortschrittsbalken auf den roten Button erfassen tippen. Es öffnet sich das Fenster Zeit erfassen.

2. Was kannst du dort auswählen?

Im Feld Tätigkeit wählst du aus einer Liste – dort stehen unter anderem:

• Tätigkeiten aus dem Katalog (z. B. Schaukasten in der Kommunikations-AG)

• Dienste, die dir zugeordnet sind oder offen zur Einwahl stehen

• Zeit-Pflichten (z. B. Putztag). Anwesenheit (MV) steht nicht mehr im Dropdown

Du brauchst also nicht drei verschiedene Formulare: Katalog, Dienste und Pflichttermine laufen über dasselbe Fenster.

3. Felder ausfüllen

Pflichtfelder sind mit * markiert. Solange etwas fehlt, bleibt Einreichen grau.

4. Einreichen

Auf Einreichen tippen. Der Eintrag erscheint unter Meine Stunden. Katalog-Tätigkeiten sind sofort bestätigt (petrol). Dienste und Pflichttermine oft erst eingereicht. Später prüft eine zuständige Person und setzt ihn auf Bestätigt (grün) – oder fordert ggf. eine Korrektur an. Ist in der Periode das Soll voll und die Sperre aktiv, geht kein neues Erfassen mehr – außer Pflichttermine. Bei Diensten: teilnehmen ja, extra Stunden nein.

Deine Einträge bearbeiten oder löschen

In der Liste unter Meine Stunden:

• Stift (Bearbeiten) – Eintrag ändern (je nach Status und Art möglich). Stift nur, solange noch änderbar.

• Papierkorb – Eintrag löschen, wenn er noch nicht endgültig festgeschrieben ist bzw. wenn die Regeln das erlauben

• Bestätigte Einträge nicht mehr bearbeiten – Ausnahme: Einträge, die automatisch (ohne manuelle Freigabe) bestätigt wurden, können ggf. noch geändert werden; danach ggf. erneut Prüfung.

Typisch:

• Eingereicht → löschen oft möglich, bearbeiten je nach Eintragsart

• Bestätigt → oft noch korrigierbar über den Stift; Änderungen können erneut geprüft werden

Bei Pflicht-Einträgen gelten manchmal leicht andere Regeln (z. B. kein klassisches „Umhängen“ auf eine andere Tätigkeit). Im Zweifel: Eintrag löschen und neu erfassen, oder die zuständige Person in den Freigaben ansprechen.

Drei Arten von Einträgen – der Zusammenhang

Damit die Liste verständlich bleibt:

Alles landet in derselben Stundenliste. So siehst du auf einen Blick: Was habe ich dieses Schuljahr schon gemacht?

Tipps für den Alltag

1. Zeitnah erfassen – am besten am selben Tag, solange Datum und Uhrzeit noch klar sind.

2. Beschreibung ernst nehmen – wer freigibt, soll auf einen Blick verstehen, was passiert ist.

3. Richtiges Schuljahr prüfen, bevor du suchst oder erkennst „da fehlt etwas“.

4. Familie: Wenn mehrere Personen einer Familie Stunden sammeln, zählt oft das Familien-Soll mit – die blaue Pille zeigt den gemeinsamen Stand.

5. Fragezeichen ? oben rechts führt zur Hilfe / zum Wiki – bei Unklarheiten dort nachschlagen.

Häufige Fragen

Muss jede Stunde freigegeben werden? Alle Katalog-Tätigkeiten sind direkt bestätigt. Dienste und Pflichttermine laufen oft erst über Eingereicht und werden dann freigegeben. Beides siehst du an der Farbe. Wenn die Stundenzahl der Periode erreicht ist, ist keine Zeiterfassung mehr möglich, Pflichttermine müssen aber weiterhin gemeldet werden.

Ich finde meine Tätigkeit nicht in der Liste. Dann ist sie für dich (noch) nicht buchbar – z. B. nicht zugeordnet oder nicht veröffentlicht. Schau unter Tätigkeiten & Dienste nach, oder melde dich bei der zuständigen AG / Verwaltung.

Zählt die Mitgliederversammlung auf meine Jahres-Pflichtstunden? Die Teilnahme wird erfasst und ist wichtig für die Pflicht-Anwesenheit. Ob und wie stark sie aufs Stundenkontingent wirkt, hängt von der Art der Pflicht ab – der Eintrag gehört trotzdem in die Zeiterfassung.

Kann ich für jemand anderen erfassen?

Unter Meine Stunden trägst du in der Regel eigene Zeiten ein. Freigaben und Auswertungen für andere Personen liegen bei den dafür vorgesehenen Rollen.